quinta-feira, 23 de maio de 2013

Como trabalhar num documento em equipa com o Google Drive

Por vezes, uma equipa precisa de trabalhar num determinado documento em conjunto.


  • Solução má (mas que quase toda a gente usa): alguém faz um documento em Word, envia para os membros da equipa, e todos fazem os seus comentários em separado. Consequência: os comentários perdem-se, alguém tem de andar a juntar aquilo tudo, os erros multiplicam-se, a equipa fica irritada porque cada um fez comentários que os outros ignoram, porque a certa altura já estão a trabalhar numa versão que ninguém sabe qual é... Enfim, um desastre.
  • Solução um pouco melhor: alguém cria um documento no Google Drive (ou carrega um documento pré-existente) e todos podem comentar, responder a comentários, ver as alterações, reverter alterações, tudo no mesmo local e sem qualquer dificuldade. 

Como criar um documento partilhável no Google Drive?


  • Acedemos a http://drive.google.com. (Convém ter uma conta Google/Gmail.)
  • Entramos na conta com o nosso utilizador e palavra-passe.
  • Criamos um documento ("Create") ou fazemos o carregamento (seta ao lado de "Create").



Pronto, já temos um documento partilhável. E agora? 

Antes disso, um truque para que isto seja ainda mais fácil.

Partilhar um documento recebido por email.

Se alguém nos enviar um documento por email, podemos começar a editá-lo sem o descarregar. O truque é este: carregamos em "Visualizar".


Aparece o documento, com as seguintes opções:


Carregamos em "Edit online".

O documento passa a estar editável na nossa Google Drive.

O que podemos fazer com o documento que temos na Google Drive?

Podemos partilhá-lo, comentá-lo, editá-lo, tudo em equipa, com cores diferentes para distinguir os vários participantes.

É possível criar comentários e responder aos comentários dos outros. As edições podem ser simultâneas, podemos conversar com os outros utilizadores num chat dedicado, ao lado do próprio documento, podemos guardar as várias versões e voltar atrás, etc.

A esta hora da manhã, não consigo entrar em diálogo com ninguém para exemplificar, mas vou comentar o documento, para verem como fica:


Quando a questão está resolvida, é só carregar em "Resolve" (canto superior direito da caixa de comentários) e os comentários relativos àquele ponto desaparecem.

Opções de partilha

Para partilhar, carregamos em "Partilhar"/"Share" e temos várias opções: ou podemos partilhar com o mundo inteiro ("Public on the web"), apenas com as pessoas que seleccionarmos ("Private") ou apenas com as pessoas que tiverem um determinado link, complexo, que serve como palavra-passe (mas que, se for descoberto por acidente, permite o acesso ao documento) — "Anyone with the link". 

Claro que para documentos mais importantes ou confidenciais, convém escolher a opção "Private".


Garanto que esta forma de colaborar é muito mais simples do que o habitual "vamos todos trocar tantos emails que a certa altura já ninguém sabe a quantas anda". 

Fica o conselho. Qualquer ideia ou sugestão será bem-vinda!

Nota final: claro que há outras opções para fazer este tipo de partilha: o SkyDrive ou Sharepoint, e muitos outros serviços semelhantes. O Gmail, no entanto, tornou-se o email mais usado. Assim, com vista a ser útil ao maior número possível de pessoas, escolhi o Google Drive.



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