Como trabalhar num documento em equipa com o Google Drive

Por vezes, uma equipa precisa de trabalhar num determinado documento em conjunto.

• Solução má (mas que quase toda a gente usa): alguém faz um documento em Word, envia para os membros da equipa, e todos fazem os seus comentários em separado. Consequência: os comentários perdem-se, alguém tem de andar a juntar aquilo tudo, os erros multiplicam-se, a equipa fica irritada porque cada um fez comentários que os outros ignoram, porque a certa altura já estão a trabalhar numa versão que ninguém sabe qual é... Enfim, um desastre.

• Solução um pouco melhor: alguém cria um documento no Google Drive (ou carrega um documento pré-existente) e todos podem comentar, responder a comentários, ver as alterações, reverter alterações, tudo no mesmo local e sem qualquer dificuldade. 

Como criar um documento partilhável no Google Drive?

• Acedemos a http://drive.google.com. (Convém ter uma conta Google/Gmail.)
• Entramos na conta com o nosso utilizador e palavra-passe.
• Criamos um documento ("Create") ou fazemos o carregamento (seta ao lado de "Create").

Pronto, já temos um documento partilhável. E agora? 

Antes disso, um truque para que isto seja ainda mais fácil.

Partilhar um documento recebido por email.

Se alguém nos enviar um documento por email, podemos começar a editá-lo sem o descarregar. O truque é este: carregamos em "Visualizar".

Aparece o documento, com as seguintes opções:

Carregamos em "Edit online".

O documento passa a estar editável na nossa Google Drive.

O que podemos fazer com o documento que temos na Google Drive?

Podemos partilhá-lo, comentá-lo, editá-lo, tudo em equipa, com cores diferentes para distinguir os vários participantes.

É possível criar comentários e responder aos comentários dos outros. As edições podem ser simultâneas, podemos conversar com os outros utilizadores num chat dedicado, ao lado do próprio documento, podemos guardar as várias versões e voltar atrás, etc.

A esta hora da manhã, não consigo entrar em diálogo com ninguém para exemplificar, mas vou comentar o documento, para verem como fica:

Quando a questão está resolvida, é só carregar em "Resolve" (canto superior direito da caixa de comentários) e os comentários relativos àquele ponto desaparecem.

Opções de partilha

Para partilhar, carregamos em "Partilhar"/"Share" e temos várias opções: ou podemos partilhar com o mundo inteiro ("Public on the web"), apenas com as pessoas que seleccionarmos ("Private") ou apenas com as pessoas que tiverem um determinado link, complexo, que serve como palavra-passe (mas que, se for descoberto por acidente, permite o acesso ao documento) — "Anyone with the link". 

Claro que para documentos mais importantes ou confidenciais, convém escolher a opção "Private".

Garanto que esta forma de colaborar é muito mais simples do que o habitual "vamos todos trocar tantos emails que a certa altura já ninguém sabe a quantas anda". 

Fica o conselho. Qualquer ideia ou sugestão será bem-vinda!

Nota final: claro que há outras opções para fazer este tipo de partilha: o SkyDrive ou Sharepoint, e muitos outros serviços semelhantes. O Gmail, no entanto, tornou-se o email mais usado. Assim, com vista a ser útil ao maior número possível de pessoas, escolhi o Google Drive.

Como criar um site bonito em poucos minutos

Quem precisa dum site, mas não tem tempo nem dinheiro para grandes conteúdos, pode usar este serviço elegante: https://www.strikingly.com/.

Um site, uma página, um bom efeito. Fica aqui como ideia.

O que são aqueles quadrados pintalgados que aparecem nos anúncios?

Têm aparecido por aí umas coisas curiosas com este aspecto:

Isto é um "QR Code". O artigo da Wikipédia inglesa explica a coisa bastante bem.

Para quem não tem paciência nem para ler artigos da Wikipédia, aqui vai o resumo: os QR Code são uma espécie de código de barras bidimensional (os códigos de barra tradicionais são unidimensionais) que servem para guardar informação que pode ser lida por máquinas.

Em suma, neste momento, quando alguém encontra estes quadrados misteriosos, pode apontar o telemóvel (obviamente, nem todos servem e mesmo um telemóvel como o iPhone precisa duma aplicação para ler estas coisas) e o telemóvel abre uma página. Sem ser preciso digitar a morada da página.

Há alguma vantagem em relação a escrever a morada do site. Há algumas. Mas, enfim, deixo isso à vossa consideração.

Já agora, se apontarem o vosso telemóvel para o código acima, vão parar sabem onde? A este mesmo site. Uma espécie de loop maluco.

(E como se cria uma código destes? Fica para depois. É fácil.)

Ah, o começar...

um blogue é sempre um prazer. Mas para quê? Boa pergunta. E como se faz um blogue? É fácil, garanto. Ou melhor, é fácil começar. O difícil é continuar.

Este blogue é para quem não sabe nada de computadores, para quem quer saber, para quem acha que sabe, mas não tem a certeza, para quem não tem dúvidas, mas engana-se muitas vezes, para quem sabe e quer confirmar. Para qualquer pessoa.

São coisas úteis, ou não. Se calhar, vai ter pouco a ver com computadores. Veremos.

Para já, uma promessa. O segundo post há-de ser sobre como começar um blogue.