Como trabalhar num documento em equipa com o Google Drive

Por vezes, uma equipa precisa de trabalhar num determinado documento em conjunto.

• Solução má (mas que quase toda a gente usa): alguém faz um documento em Word, envia para os membros da equipa, e todos fazem os seus comentários em separado. Consequência: os comentários perdem-se, alguém tem de andar a juntar aquilo tudo, os erros multiplicam-se, a equipa fica irritada porque cada um fez comentários que os outros ignoram, porque a certa altura já estão a trabalhar numa versão que ninguém sabe qual é... Enfim, um desastre.

• Solução um pouco melhor: alguém cria um documento no Google Drive (ou carrega um documento pré-existente) e todos podem comentar, responder a comentários, ver as alterações, reverter alterações, tudo no mesmo local e sem qualquer dificuldade. 

Como criar um documento partilhável no Google Drive?

• Acedemos a http://drive.google.com. (Convém ter uma conta Google/Gmail.)
• Entramos na conta com o nosso utilizador e palavra-passe.
• Criamos um documento ("Create") ou fazemos o carregamento (seta ao lado de "Create").

Pronto, já temos um documento partilhável. E agora? 

Antes disso, um truque para que isto seja ainda mais fácil.

Partilhar um documento recebido por email.

Se alguém nos enviar um documento por email, podemos começar a editá-lo sem o descarregar. O truque é este: carregamos em "Visualizar".

Aparece o documento, com as seguintes opções:

Carregamos em "Edit online".

O documento passa a estar editável na nossa Google Drive.

O que podemos fazer com o documento que temos na Google Drive?

Podemos partilhá-lo, comentá-lo, editá-lo, tudo em equipa, com cores diferentes para distinguir os vários participantes.

É possível criar comentários e responder aos comentários dos outros. As edições podem ser simultâneas, podemos conversar com os outros utilizadores num chat dedicado, ao lado do próprio documento, podemos guardar as várias versões e voltar atrás, etc.

A esta hora da manhã, não consigo entrar em diálogo com ninguém para exemplificar, mas vou comentar o documento, para verem como fica:

Quando a questão está resolvida, é só carregar em "Resolve" (canto superior direito da caixa de comentários) e os comentários relativos àquele ponto desaparecem.

Opções de partilha

Para partilhar, carregamos em "Partilhar"/"Share" e temos várias opções: ou podemos partilhar com o mundo inteiro ("Public on the web"), apenas com as pessoas que seleccionarmos ("Private") ou apenas com as pessoas que tiverem um determinado link, complexo, que serve como palavra-passe (mas que, se for descoberto por acidente, permite o acesso ao documento) — "Anyone with the link". 

Claro que para documentos mais importantes ou confidenciais, convém escolher a opção "Private".

Garanto que esta forma de colaborar é muito mais simples do que o habitual "vamos todos trocar tantos emails que a certa altura já ninguém sabe a quantas anda". 

Fica o conselho. Qualquer ideia ou sugestão será bem-vinda!

Nota final: claro que há outras opções para fazer este tipo de partilha: o SkyDrive ou Sharepoint, e muitos outros serviços semelhantes. O Gmail, no entanto, tornou-se o email mais usado. Assim, com vista a ser útil ao maior número possível de pessoas, escolhi o Google Drive.

Ordenação de pastas e ficheiros

Quando temos várias pastas e queremos ordená-las de determinada forma, por vezes basta pensar num sistema de nomes para poupar tempo e cabeça no momento de encontrar os ficheiros.

Vamos imaginar que temos uma série de pastas correspondentes a meses, onde colocamos, por exemplo, os projectos completados ou os recibos digitalizados, ou qualquer outro tipo de ficheiro que tenha de ser arquivado por data.

Um sistema de nomes de pastas que, no fundo, não é sistema nenhum pode ser este:

Colocar o ano no início do nome da pasta já permite organizar por anos:

Mas ainda não é possível ordenar as pastas por mês… Se usarmos a ordem alfabética para ordenar as pastas, Agosto fica em primeiro lugar. Não conseguimos ordenar as pastas pela ordem cronológica (a não ser que as tenhamos criado, de facto, no mês correcto, e usemos a ordenação por data de criação).

Aqui está uma ideia simples de aplicar: podemos usar o ano e o mês, em número, no início do nome da pasta. Assim, podemos ordenar facilmente os meses. Se quisermos, podemos deixar o nome do mês por extenso, para facilitar a nossa pesquisa.

Aqui está um ano inteiro:


Isto da organização de ficheiros tem muito que se lhe diga. Mas pode ser que esta ideia já ajude...